ワンオペ子育て母さんの応援ブログ 
Excel｜ホーム 配置
今回はホームのタブの中にある配置についてです。
ページ設定は、資料を制作するときにとても大切な項目です。
時間をかけ見やすくページを作成しても、印刷やPDFデータにしたときに、思った通りの感じで印刷できなかったり印刷範囲に当てはめると、余白がおかしくなったりすることも。
とても簡単な内容なので、しっかりと使いこなせるようになってくださいね。
目次
step１｜ページ設定｜余白
余白は、字のごとく印刷やPDFにするときにどれだけそのページに余白部分を残すかということです。
標準・広い・狭いの中から選ぶこともできますが、ユーザー設定の余白から上下左右選べるので、1行だけ次ページになりそうなどという時に、上下を少し狭くして１ページに収まるようにしたりしています。
ただ、複数ページあるときは全体が変更されるので気を付けてくださいね。
ユーザー設定の余白をクリックすると右の表（ページ設定）が現れます。
また、右下の（ページ中央）は必ずと言ってよいほど使用するところです。
【水平】にチェックをつけると、印刷データを用紙の左右の中心に配置できます。
【垂直】にチェックをつけると、印刷データを用紙の上下の中心に配置できます。
一般的な書類でしたら水平のみのチェックでよいと思います。チラシのようなものを作成する時には垂直も稀に使用しています。
step２｜ページ設定｜印刷の向き
これは、見たままですね。印刷物を縦にするのか横にするのかです。これは資料を作成する初期段階で決めていくと思います。
Excel・Wordだと、縦になっていることが多いと思います。PowerPointは横向きです。ただ、すべて縦にも横にも変更可能です。
途中で変更はもちろんできますが、すべて枠内に収めるために修正が必要となるので必ず初期段階でここは決めて変更が必要な場合は行っておいてくださいね。
step３｜ページ設定｜サイズ
次はサイズです。一般的にはExcelはA４で設定されていますので、他のサイズで資料作成・印刷する場合は資料制作の初期の段階で選択しておいてください。
よく使用されるのがA4サイズですね。ただ、仕事先によってはA3を使用することが多い場合もあります。サイズを細かく覚える必要はないのですが、どのくらいのサイズなのかA３・A4・B５あたりは、大きさ見るとわかるくらいになると仕事もスムーズに進むと思います。
step４｜ページの設定｜印刷範囲
印刷範囲は、印刷したい範囲を選択した状態で【印刷範囲の設定】をクリックすると、印刷する際にその範囲のみが印刷されます。
横に少しメモ書きしておいてそこは印刷からは外したいという場合などに便利だと思います。印刷範囲の設定を外したい場合は、その下の【印刷範囲のクリア】をクリックしてください。この場合は、範囲選択は不要です。
step５｜ページ設定｜改ページ
改ページは、データ入力などをする初期段階ではなく、数ページ作成したときによく使用しています。
ここから次のページにしたいなどという時に、次のページにしたいのが15行目だとした場合、15行目を選択し【改ページの挿入】をクリックすると印刷時はそこから2枚目になります。ページが変わると資料は見にくくなるため、項目や内容に合わせて分けてあげるとよいと思います。
外したいときは同じく15行目を選択し【改ページの解除】をクリックしてください。
ページ全体の改ページを解除する場合は、【すべての改ページを解除】をクリックしてください。
step６｜ページ設定｜印刷タイトル
印刷タイトルは、表を作り最初の2行は項目などが入っているから2ページ目以降のページにもつけたいということもあるためその際に使用しています。【印刷タイトル】【タイトル行】の【↑】を押し必要な行を選択しOKをクリックしてくださいね。
まとめ
ページ設定について今回はお話ししましたがいかがでしたでしょうか。
私はせっかちなのでつい見た目やデータ入力に力を入れてしまいがちですが、最終印刷しようとした時に違和感を感じ修正に時間を多くとられてしまったことが多くありました。このページ設定を最初の段階でしっかりと考えて資料作成をするということは、時短にもつながる大切なことです。
少しでも皆さんのお仕事を自信をもって始められるお手伝いができると嬉しいです。一緒に頑張っていきましょう。
