初オフィスワーク！【Microsoft Office編】 - ワンオペ子育て母さんの応援ブログ

PCで使用することの多いソフトを覚えよう！

子育てからの仕事復帰や、転職など次のステップとしてオフィスワークをしてみようと考えていらっしゃる方に向けて少しでも参考になればとExcelなどの使い方についてまとめてみようと思います。今回は初回なので、ExcelやWordなどの種類について書いてみました。

ゼロからオフィスワークをスタートされる方向けに優しめの内容です。ひとつずつ覚えてもらって次のステップへの足掛かりにしてもらえると嬉しいです。

まずは、ExcelとWord・PowerPointの得意不得意を知ろう！

それぞれのソフトの特徴

WordとExcel、PowerPoint、Outlookなどは、Microsoft Office(マイクロソフトオフィス）に含まれているソフトです。っていきなり、難しい用語がたくさん・・・。ただ、慣れるととても簡単な使いやすいソフトなのでじっくり覚えていきましょう。

Microsoft Officeは、それぞれ機能に違いがありますが事務系の職業には欠かせないソフトです。
それぞれのソフトの特徴や機能の違い・使い分け方法について簡単にまとめてみました。

Excel（エクセル）は、主に表計算を得意としています。

先に計算式の入った表をテンプレートとして作成しておくと、次からは数字を入れるだけで合計や平均値、個数などを瞬時に計算します。

グラフを作成したりするのにも役立ちます。関数やマクロなどを使えるようになると、更にいろんな統計や分析などもしやすくなりますが、少し難しい内容になりますので初級編では省かせていただきます。

手紙などの文章を書く場合は、印刷範囲の中で納まらない場合に何もしなければ、はみ出した文字が切れてしまいます。モニター上では収まっていても意外と印刷されない場合があるので、文字を小さくしたり、セルの書式設定の配置にある「縮小して文字を表示する」や「折り返して全体を表示する」にチェックを入れ印刷範囲内に収めるなどひと手間がひつようとなってきます。

Word（ワード）は、文章作成に優れています。

手紙を書いたり送り状を作成したりします。
段落、行間を自動調整ができたり、文章の折り返しなどが自動で行えるので、文字が切れるということがありません。
そのため、可能見た目どおりに印刷ができます。

PowerPoint（パワーポイント）は、プレゼン資料を作成する時に使用することが多いです。発表する資料の作成や実際のプレゼンテーションでモニターなどに映し出しスライドショーなどで提案したりします。

写真などをＰＣよりドラッグアンドドロップで入れることができたり、アニメーションを入れることもできるのが特徴です。プレゼン以外にも社内の提案資料などもとても作りやすいです。

マイクロソフトオフィスを使い分けよう

仕事に就くと、職には寄りますが資料作成を依頼される機会も徐々に増えていくことも。
その時に、「どのソフトで作成しますか？」「どんな感じで作成したらいいんでしょうか」と聞いて、都度教えてくれる先輩がいればよいのですが、教えるのが苦手な先輩も意外と多いものです。
もちろん会社によって文章をExcelで作成するところもあったりするので、最初のころは「資料はExcelでの作成で良いですか？」などと確認することは大切です。
意外と、Wordをそんなに使用しない方はExcelで送付状などを作るほうが好きだという方、大学のレポートがWordだったからできるだけ資料はWordにしたいという方もいます。まずは、柔軟に対応していきましょう。

そして会社に慣れてきたら、ベストなソフトを見極めて資料をサクッと作ってみてくださいね。